Reglamento del Comité de Admisión

1. Quienes lo conforman:

• Será integrado por un grupo seleccionado por el Presidente en turno de la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal, durante su toma de posesión del cargo.
• Estará conformado por al menos un ex-presidente miembro del Consejo Consultivo, y tres o cuatro miembros titulares de la Asociación al corriente de sus cuotas, quienes serán seleccionados en base a su interés participativo en las actividades de la Asociación.
• Estarán en sus funciones durante el año correspondiente, pudiendo repetir en el cargo si así lo considera el Presidente entrante.

2.   Obligaciones

• Cuidar la correcta selección de los aspirantes a ingresar a la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal, en base al presente reglamento.
• Evaluar los trabajos que se reciban para su presentación durante la Reunión Nacional de Endoscopia Gastrointestinal en cualquiera de las dos categorías: trabajo de ingreso y trabajo libre.
• Se considera trabajo libre todo aquel enviado a la Asociación, cuyo autor principal sea un miembro titular o asociado.
• Se considera trabajo de ingreso todo aquel enviado a la Asociación para su presentación durante la Reunión Nacional de Endoscopia Gastrointestinal, cuyo autor principal sea un médico con curso en endoscopia gastrointestinal no asociado, o un médico en formación en la especialidad.
• Vigilarán que se integre correctamente para cada trabajo un expediente, el cual deberá contener la información y requisitos correspondientes para cada categoría.
• Sesionarán al menos en dos ocasiones durante el año en funciones.  La primera, para integrar su plan de trabajo, y la segunda inmediatamente después de la fecha límite fijada para la recepción de los trabajos, a fin de evaluar los expedientes correctamente integrados.
• Decidirán si el trabajo aborda un tema de la endoscopia gastrointestinal y es aceptado para su presentación durante el Congreso Nacional. La calificación del comité será escrita en cada resumen en la sección dedicada para tal fin.
• En caso de que el trabajo sea aceptado para su presentación, definirán si esta se realizará en forma oral o en cartel, así como la sección según su clasificación.
• Es facultad del comité seleccionar dentro de los miembros titulares y al corriente en sus cuotas de la Asociación Mexicana de Endoscopia, a los presidentes y secretarios de las mesas de presentación de los trabajos libres y de ingreso que fungirán durante la Reunión Nacional. Se crearán las mesas que se consideren necesarias según el número de trabajos a presentar.  Cada presidente y secretario seleccionado será invitado formalmente por escrito y le será enviada una fotocopia de los trabajos que evaluará en el congreso, así como un reconocimiento por su participación al final del mismo.
• Al finalizar la presentación de los trabajos en la Reunión Nacional, los integrantes del Comité sesionarán en conjunto con los presidentes y secretarios de las mesas de presentación para terminar de integrar los expedientes de los aspirantes a ingresar a la Asociación, de manera tal que  a los que sean aceptados les sea notificado el mismo día de su presentación, informándoles también el importe de la cuota de inscripción y anualidad a fin de que cubran el pago correspondiente.
• Determinarán la convocatoria al concurso de mejor trabajo libre y de ingreso, eligiendo  a los ganadores para cada categoría.
• Evaluarán el formato para la presentación de resúmenes en la Reunión Nacional, así como el presente reglamento con el objetivo de mantenerlo actualizado.
• Los Presidentes y Secretarios de las mesas de presentaciones no podrán ser jurados de los médicos alumnos suyos que son aspirantes a ingresar a la Asociación, por lo que el Comité de Admisión verificará que no se presente esta situación.
• Los miembros del Comité de Admisión apoyarán de manera coordinada cada salón de presentación de trabajos, para el correcto uso de los recursos durante las presentaciones y al término de los mismos

3. Integración de los expedientes de trabajos libres

• El trabajo deberá ser avalado por un miembro titular o asociado de la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal.
• Deberá enviar el resumen SOLO EN FORMA ELECTRÓNICA a través del Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes (ABSTRAKT) al que puede acceder por medio de la página www.endoscopia.org.mx. No se aceptarán BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA resúmenes enviados directamente a las oficinas de la AMEG, por fax, discos compactos, correo certificado o electrónico o algún otro medio diferente al ABSTRAKT. Para que el envío del resumen sea exitoso, deben seguirse todos los pasos del Sistema, y llenar adecuadamente el formato sin excluir ninguno de los campos señalados como obligatorios (*).
• El Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes (ABSTRAKT) estará disponible las 24 hrs. de cada día, a partir del 1 de junio hasta la fecha límite para la recepción de resúmenes que será el miércoles 30 de julio 2008. El sistema electrónico se cerrará a las 24:00 hrs. (tiempo del centro) por lo que NO HABRÁ PRORROGA BAJO NINGUNA CIRCUNSTANCIA. NO SE HARÁN EXCEPCIONES. Todos los resúmenes deberán haberse recibido previo al cierre del sistema electrónico. Aquellos que no se hayan registrado correctamente o que permanezcan como “INCOMPLETOS” en el sistema electrónico, en ese momento, NO serán aceptados para su evaluación.
• El resumen deberá contener:

Para el título, autores e institución existen campos específicos y éstos NO DEBEN REPETIRSE DENTRO DEL ESPACIO DESTINADO PARA EL RESUMEN.

• Título. Debe ser corto y específico. Indicar claramente la naturaleza de la investigación. Sin abreviaturas. No debe extenderse más allá de 255 caracteres.
• Coautores. Apellido paterno completo más iniciales del materno y el nombre. (ej. Pedro Pérez Hernández: Pérez HP). Separar coautores con comas.
  En caso de que algunos de los coautores NO sean miembros de la AMEG, coloque un asterisco después del nombre. Si el autor principal y los coautores no son miembros coloque al final de la lista dentro de un paréntesis el nombre del miembro de la AMEG que lo represente.
• Departamento e Institución. Seleccionar el tipo de institución donde se realizó el estudio: IMSS, ISSSTE, SSA, GDF o estatal, Privado, Otro; si selecciona esté último, favor de proporcionar el nombre del tipo de institución en el campo abierto. Llene los siguientes campos como se le solicita: Hospital/Institución, Servicio o Departamento y Población.
• El resumen en su totalidad deberá contar con un máximo de 4028 caracteres incluyendo espacios. Escrito a espacio sencillo, sin márgenes arriba ni a la derecha y sin usar guiones para uniformar la longitud de los renglones.
  Si utiliza abreviaturas defina su significado la primera vez que las emplee.
  Si utiliza símbolos especiales es su responsabilidad verificar que el Sistema de Registro y Evaluación de Trabajos Libres los haya interpretado correctamente, en la sección de Trabajos Registrados, seleccionando el deseado. El contenido de su trabajo deberá capturarse en un teclado con lenguaje Español (México).
• El resumen deberá ser capturado como lo marca la página llenando cada uno de los cuadros de texto:
• Introducción
• Objetivo
• Material y métodos
• Análisis estadísticos
• Resumen de los resultados
• Conclusiones

• No se aceptarán en el Congreso Nacional resúmenes de trabajos publicados como artículos antes de la fecha de inicio del congreso.
• No se aceptarán trabajos en los que se indique que las conclusiones y resultados serán discutidos o presentados durante su lectura o presentación.
• Todos los trabajos para presentación oral (libres y de ingreso) deberán ser cargados en el disco duro de la computadora de la AMEG un día antes de su presentación, para abreviar tiempo.
• Puede emplear abreviaciones estándar (ejemplo: Kg, mg, L).  No utilice abreviaciones en el título del resumen.
• Utilice números arábigos para expresar valores numéricos, excepto al inicio de una oración o párrafo, donde deberá anotar con letra el número que desee expresar.
• Si se mencionan medicamentos en el resumen, es preferible el uso de sus nombres genéricos (en letras minúsculas).
• Utilice la lista de categoría de tópicos para especificar la que mejor describa al contenido del trabajo cuyo resumen esté enviando.  Podrá seleccionar una sola categoría para cada resumen.
• NO SE PERMITE INSERTAR IMÁGENES EN EL ESPACIO DE CAPTURA DEL RESUMEN (ya sea para presentación oral, o en cartel). COLOQUE SOLO TEXTO.
• Los trabajos permanecerán a disposición de sus autores para que realicen cualquier modificación hasta las 24 hrs. del día señalado como fecha límite de cierre. Podrá acceder a éstos por medio del usuario y contraseña.
•  Usted recibirá confirmación de la recepción de su trabajo por correo electrónico en el que incluiremos su número de folio. Este último le servirá posteriormente, para consultar la respuesta de aceptación o rechazo que aparecerá en la página de la AMEG. La confirmación de la recepción del resumen es sólo eso y NO significa que haya sido aceptado.
• Todas las comunicaciones en relación al envío, estado y aceptación del resumen serán por medio de correo electrónico. Por tanto, las direcciones de correo electrónico que los autores registren, deberán ser correctas y actualizadas para evitar problemas de comunicación.
• El comité comunicará por correo electrónico y por escrito al autor principal la resolución acerca de la aceptación y tipo de presentación del trabajo.

NOTA: No podemos garantizar la recepción de correos electrónicos referentes al registro, estado, decisión del Comité Científico, etc., dado las diversas políticas anti spam que existen actualmente en Internet, por lo que es su responsabilidad consultar en el Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes (ABSTRAKT), dentro de la sección de Trabajos Registrados para conocer el estado de su resumen.

• Los resúmenes aceptados, serán publicados en la Revista Endoscopia. Es importante enfatizar que se publicarán exactamente como fueron registrados y enviados por lo que los autores deberán cerciorarse que no existan errores de redacción, ortografía, gramática u otros.
• Situaciones en las cuales no se admitirán resúmenes:
  • Aquellos que no cumplan con las indicaciones anteriormente señaladas para su elaboración,
  • Resúmenes no registrados en el Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes,
  • Trabajos que hayan sido presentados en congresos anteriores,
  • Resúmenes enviados con fecha posterior a la fecha límite.

4.         Integración de los expedientes de trabajos de ingreso

• El autor principal (primer autor) deberá ser médico con curso en endoscopia gastrointestinal no socio, o médico en formación en la especialidad cuya duración del curso no sea menor a once meses en una sede reconocida por la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal y que cuente con la infraestructura necesaria.
• Además de las indicaciones obligatorias para los trabajos libres, el resumen deberá tener como segundo autor el nombre del profesor que avale el trabajo quien deberá ser miembro titular de la Asociación.
• Podrán ser trabajos retrospectivos o prospectivos con una duración mínima de seis (6) meses.  Los informes preliminares de estudios prospectivos podrán ser elegibles para ingreso.
• El autor principal deberá entregar el manuscrito en extenso impreso y en archivo electrónico (CD), el día de la presentación del trabajo. Para evaluar su posible publicación en la revista Endoscopia, si así lo desean y autorizan los autores del mismo, el autor principal deberá entregar una carta para ceder los derechos a la revista Endoscopia.
• El comité comunicará por correo electrónico y por escrito al autor principal la resolución acerca de la aceptación, fecha,  hora y tipo de presentación del trabajo.
• Los resúmenes aceptados, serán publicados en la Revista Endoscopia. Es importante enfatizar que se publicarán exactamente como fueron registrados y enviados por lo que los autores deberán cerciorarse que no existan errores de redacción, ortografía, gramática u otros.
• Situaciones en las cuales no se admitirán resúmenes para ingreso:
  • Aquellos que no cumplan con las indicaciones señaladas para su elaboración,
  • Resúmenes no registrados en el Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes,
  • Resúmenes de casos clínicos,
  • Trabajos que hayan sido presentados en congresos anteriores,
  • Resúmenes enviados con fecha posterior a la fecha límite.
• Deberá enviar a la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal, antes del 30 de julio, la solicitud de ingreso debidamente requisitada para ser evaluada por el comité.
• La solicitud de ingreso deberá incluir:

  a) Dos cartas de recomendación de socios de la AMEG.
  b) Una carta del profesor titular del curso en la cual se mencione:
  1. El número promedio y tipo de procedimientos realizados en la sede por año.
  2. El número y tipo de procedimientos realizados por el alumno durante su formación.
  3. Si la sede cuenta con aval universitario (especificar universidad)
  4. Número de salas de endoscopia con las que cuenta la sede.
  5. Número y tipo de equipos de endoscopia con los que cuenta la sede.
  6. Si cuenta con programa académico y el porcentaje cumplido durante la formación del alumno.
  7. Fortalezas y debilidades de la sede.
  c) Una carta de recomendación del profesor titular del curso quien avale los conocimientos y habilidades que obtuvo el alumno, la cual deberá estar firmada únicamente por el profesor, no se aceptará firmas por ausencia o por poder.

• Entregar copias fotostáticas de:
  • Acta de nacimiento,
  • Titulo y cédula profesional,
  • Constancias de la especialidad, Título Universitario o del Consejo Mexicano de Gastroenterología, Cirugía General o Pediatría,
  • Constancia de terminación del adiestramiento en endoscopia gastro-intestinal con duración mínima de 11 meses o constancia de fecha de término en febrero del año inmediato siguiente.
• Una fotografía tamaño infantil.
• El solicitante deberá presentar personalmente su trabajo de ingreso durante la Reunión Nacional de la Asociación Mexicana de Endoscopia Gastrointestinal.
• Dependiendo de la integración del expediente, la calidad de su trabajo y presentación, se le aceptará en el seno de la asociación con categoría de Miembro Asociado. La decisión final será responsabilidad del comité de admisión en conjunto con el presidente y secretario de la mesa donde presente su ponencia.
• El resultado de la aceptación de su trabajo le será notificado por escrito por el Comité, informándole al mismo tiempo el importe que deberá cubrir por concepto de inscripción y cuota anual, los cuales son fijados por la Mesa Directiva en turno. 
• Previa presentación de su comprobante de pago recibirá su carta de Miembro Asociado.
• Un año después podrá obtener la categoría de miembro titular, previa solicitud por escrito y demostrar, mediante un comprobante o constancia, que continúa activo en la Endoscopia Gastrointestinal

5.         Tipos de presentación de los trabajos: Presentación oral

• Para la presentación de los trabajos contará con 15 minutos de exposición total, de los cuales 10 minutos serán para la presentación del trabajo y 3 minutos para preguntas y respuestas. Se dispondrán de 2 minutos de tolerancia. Durante la presentación de un trabajo de ingreso será necesaria la presencia de un aval (profesor titular o adjunto del curso).
• Podrá realizar la exposición utilizando computadora con proyector multimedia para presentaciones en PowerPoint 2000 o superior en sistema operativo Windows .
• Con el fin de evitar retrasos y agilizar las presentaciones, el autor principal deberá entregar al proyeccionista su material multimedia la tarde previa para que sea cargado en la computadora asignada para ese salón. No se permitirá el uso de computadoras individuales.

6. Tipos de presentación de los trabajos: Presentación en cartel

• Para la exposición de un trabajo en cartel contará con un panel con una superficie total de 0.90 metro de ancho por 1.50 metros de altura.

1. área para el número, resumen, título y nombre de los autores e institución en donde se llevó a cabo el trabajo
2. área para la exposición del trabajo

• Instrucciones para la presentación de los trabajos en cartel
  • El título del trabajo deberá ser exactamente igual al que registro al dar de alta su trabajo en el Sistema Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes. Deberá incluir en el área del cartel destinada al título, los nombres completos de los autores (subrayando el nombre del autor que lo presentará), nombre de la institución en donde se llevo a cabo el mismo.  En la misma área deberá tener una copia del resumen del trabajo especificando el número que le haya sido asignado a éste (esquina superior izquierda del cartel).
  • En su área de exposición deberá incluir Antecedentes, Objetivo, Material y Métodos, Resultados y Conclusiones.
  • Podrá utilizar fotografías, gráficas, cuadros y esquemas.
  • El tamaño de la letra empleada en el material para el cartel deberá ser tal que pueda ser leído a una distancia mínima de un metro.

7.   Fecha de notificación de tipo de presentación

• La notificación a los autores principales de los resúmenes del tipo de presentación, día y hora asignados se hará a partir del día 16 de agosto del año en curso, mediante el correo electrónico. Podrá consultarse en la página www.endoscopia.org.mx

8.   Presidentes y secretarios de las mesas de presentación

• Estarán integrados por Miembros Titulares de la Asociación que se encuentren al corriente con sus cuotas, siendo seleccionados por el comité en base a su participación activa dentro de la Asociación.
• Cada presidente y secretario será invitado por escrito a participar en las mesas de presentación del Congreso Nacional, recibiendo cada uno una copia de los resúmenes que se presentarán en sus mesas.  Así mismo, una hoja para evaluar cada trabajo de ingreso en forma conjunta.
• Serán funciones del presidente:
  • Coordinar el desarrollo de cada presentación
  • Agradecer a nombre de la Asociación la participación de cada ponente
  • Resolver cualquier situación que se presente, en la medida de sus posibilidades.
  • Suspender cualquier presentación que no cumpla con los lineamientos establecidos.
• Serán funciones del secretario:
  • Tomar el tiempo de cada presentación, vigilando su cabal respeto
  • Coordinar la sesión de preguntas y respuestas
  • Resolver cualquier situación que se presente, en la medida de sus posibilidades.

• La evaluación que se haga de los trabajos de ingreso en relación a si son aceptados o no, la harán en forma conjunta y de común acuerdo el presidente y  secretario de cada mesa de presentación, asentándolo en el acta que para cada trabajo de ingreso se les entregue.  Ambos deberán firmar el acta.
• En el caso de los trabajos de ingreso no aceptados, tanto el presidente como el secretario deberán hacer un informe en extenso en la parte posterior del acta de evaluación, asentando las razones por las cuales no fue aceptado el trabajo.
• El no aceptar un trabajo de ingreso será motivo suficiente para no ser aceptado como miembro asociado de la asociación; aunque esto no impedirá que el aspirante pueda volver a presentar un trabajo de ingreso en próximos congresos.

9.  Del concurso al mejor trabajo libre o de ingreso

• El comité de admisión determinará si las condiciones están dadas para abrir el concurso al mejor trabajo libre y de ingreso, debiendo avisar a los miembros de la asociación con al menos 3 meses de anticipación en relación al Congreso Nacional.
• Para cada tipo de trabajo, libre o de ingreso, se considerarán al menos un premio económico y otro en diploma, pudiendo variar dependiendo de las condiciones de la Asociación.
• Para el premio económico se buscará primariamente el financiamiento de laboratorios y empresas del ramo.
• Se aceptarán para concurso solo trabajos prospectivos, no publicados que deberán estar terminados, NO SE ACEPTARAN INFORMES PRELIMINARES. El autor deberá indicar si desea que el trabajo enviado sea considerado para concurso en el Sistema de Electrónico de Registro y Evaluación de Resúmenes (ABSTRAKT) y en tal caso deberá ser adjuntado su trabajo en extenso en formato Microsoft Office Word (.doc) o en Adobe Acrobat (.pdf), además del resumen.
• Todo trabajo aspirante al concurso deberá cubrir los puntos del método experimental.
• La elegibilidad para premiación se hará en orden de relevancia:

• nuevos síndrome o enfermedades
• nuevos aditamentos endoscópicos
• nuevas técnicas terapéuticas
• nuevas técnicas diagnósticas
• nuevas aplicaciones de procedimientos endoscópicos previos
• número de casos estudiados
• duración del estudio.

• La selección de los trabajos ganadores para cada categoría la realizará un jurado formado por el presidente en funciones de la AMEG, el tesorero de la asociación, el comité de admisión, y los presidentes y secretarios de las mesas de presentaciones con base en la hoja de evaluación de trabajos para concurso.
• Será facultad del jurado calificador el considerar desierta alguna categoría si a juicio del mismo la calidad de los trabajos no justifica plenamente su premiación.
• Los ganadores serán notificados antes de la ceremonia de premiación, misma que se llevará a cabo durante la clausura del Congreso Nacional.

10.  Transitorio

• Los puntos no tratados dentro de este reglamento serán resueltos por el Comité de Admisión en turno.